Deuxième établissement public de santé mentale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, le Centre Hospitalier Alpes-Isère (CHAI) constitue un acteur majeur du soin psychiatrique en desservant un bassin de population de plus de 840 000 habitants résidant sur les deux tiers Sud du département de l'Isère. Ses activités sont réparties entre un site hospitalier situé sur le territoire de la commune de Saint-Égrève et plus de 50 sites extra-hospitaliers couvrant son territoire d'intervention.

Il assure des prises en charge de psychiatrie générale et spécialisée à destination des adultes, des adolescents et des enfants au travers de six pôles d'activités médicales. Les prises en charge sont réalisées principalement au sein de Centres Médico-Psychologiques (CMP), de Centre d'Accueil Thérapeutique à Temps Partiel (CATTP), d'Hôpitaux de Jour et d'unités d'hospitalisation complète.

Pour réaliser ses missions, le CHAI emploie environ 1 700 professionnels de santé, dont 110 médecins psychiatres et pédopsychiatres. L'établissement mène une politique active d'attractivité et de fidélisation des professionnels de santé, et en particulier des médecins.

Le Centre Hospitalier Alpes Isère recherche un agent administratif H/F à 100% pour un CDD de 2 mois, renouvelable, pour le service des Admissions  et Frais de Séjour.

Le Bureau des admissions est composé de 8 agents et d’un responsable. Il est ouvert de 8h à 17h.

Les missions principales sont l’accueil, la facturation, le suivi de la loi pour les patients sous contrainte, la régie de dépôt et l’organisation des audiences du Juge des Libertés et de la Détention. Les différents postes du bureau sont répartis selon un planning établit sur 8 semaines.

Activités principales :

Accueil 

• Assurer la permanence téléphonique et l’accueil (en même temps que la fonction « admissions ») pendant les heures d'ouverture du bureau des admissions soit du lundi au vendredi de 8 à 17 h
• Informer le public
• Informer les patients sur leur situation administrative.
• Orienter les usagers vers leur lieu de prise en charge (service hospitalier ou administratif)
• Concilier le devoir d'information et le devoir de protection de la confidentialité des informations sur les personnes accueillies.          

Admissions / Mouvements 

• A l'admission et la sortie, recueillir les informations nécessaires au traitement du dossier administratif
• Contrôler sur pièces la conformité des hospitalisations sans consentement au regard de la loi du 27/09/2013
• Contrôler la conformité des certificats médicaux jusqu’au certificat de 72h
• Contrôler les entrées-sorties saisies par les services de soins
• Ouvrir les dossiers administratifs et les transmettre aux gestionnaires concernées
• Saisir les informations sur écran en fonction des transactions Crossway
• Déclencher les éditions en temps réel à la demande
• Transmettre aux agents du Standard-Accueil toutes les informations utiles sur le cahier de liaison
• Recueillir les informations nécessaires à l'identification des débiteurs Sécurité Sociale, mutuelle

Transport 

• Traiter les demandes de transport de patient transmises par les unités de soins
• Transmettre ces demandes au service « Transport » du Chai ou solliciter une société d’ambulance, le cas échéant
• Recenser les demandes de consultation médicale externes au Chai dans le fichier dédié
• Editer et transmettre les prises en charge de ces consultations aux unités de soins
• Réclamer les bons de transports aux médecins libéraux pour les entrées en SDRE

Facturation 

• Facturer conformément à la réglementation en vigueur
• Identifier les débiteurs et alimenter le logiciel de facturation
• Contrôler et analyser les documents post-facturation (titres de recette par exemple).
• Classer ces documents
•  Archiver après facturation
• Procéder à la correction et à la refacturation des dossiers d’hospitalisation si besoin

Suivi des hospitalisations sans consentement 

• Suivre l'échéancier des soins sans consentement :
• Contrôler la production et la transmission des documents médico-légaux dans les délais réglementaires ; (certificats, demandes de sorties accompagnées ou non accompagnées).
• Contrôler et signaler la caducité automatique des hospitalisations.
• Assurer la liaison avec les secrétariats médicaux.
• Tenir le registre des soins sans consentement.
• Préparer le parapheur pour signature des documents médico-légaux par le Directeur.·        

Divers

• Rendre compte des difficultés au responsable de service.
• Assurer la régie de dépôt des patients.
• Aider à l’archivage - Préparation des listes d’archivage.

 

Qualités spécifiques pour le poste :

• · Capacités rédactionnelles
• · Capacités relationnelles
• · Aptitude à archiver des documents informatiquement et physiquement et à assurer par le classement la continuité de l’information en son absence
• · Capacité à respecter une réglementation et des procédures
• · Aptitude à l’accueil physique et téléphonique
• · Sens de la priorité des informations à traiter et vigilance relative à la fiabilisation des données
• · Aptitude à traiter les informations au fil de l’eau et à ne pas générer d’instances de traitement
• · Utiliser les outils bureautiques et informatiques
• · Recenser les informations relatives à son domaine d’intervention pour assurer un suivi et une traçabilité.

CV et lettre de motivation à l'attention de Monsieur ROBIN Laurent, responsable du service